Sokat spórolhat az elektronikus számlázással!

Az elektronikus és automatizált számlázási módszerek bevezetésével a cégek akár 60-80 százalékos megtakarítást is elérhetnek a hagyományos, papír alapú számlázás és dokumentumkezelés költségeihez képest. Becslések szerint az elektronikus számlázás bevezetése révén elérhető költségmegtakarítás kimenő számlánként 5 euróra, bejövő számlánként akár 20 euróra is tehető a vállalkozásoknál. Ez természetesen nem csak a papír alapú dokumentumok előállítási és postaköltségeinél elérhető megtakarításából ered, de sokat lehet spórolni a munkaerővel, illetve a munkaidővel is - mondta el Veszprémi István, a Deloitte adóügyi partnere.

A sajtóbeszélgetés alapja az volt, hogy a Deloitte - az APEH szakértőjével együtt - felvilágosítást tartott jó néhány vállalati partnerének az elektronikus számlázás kérdésében, melytől nem csak itthon, de Európa-szerte berzenkednek a vállalatok. Becslések szerint Európában évente mintegy 30 milliárd számlát bocsátanak ki, melyeknek alig három százaléka elektronikus. Magyarországon ez az arány még kevesebb. (Becslések szerint évi 238 milliárd eurót spórolnának meg a vállalatok, ha minden európai cég átállna az elektronikus számlázásra.) Bár vannak pozitív példák is - Finnország például elsőként állt át az elektronikus számlák befogadására és kizárólagos használatára -, a vállalatok nagy része nem érti és nem is igazán bízik meg az elektronikus rendszerben.

Az elektronikus számlák kibocsátásának és tárolásának szabályait jelenleg a tavaly január óta hatályos áfa-törvény határozza meg - mondta Kelemen László, a Deloitte munkatársa. Az Európai Bizottság idén januárban elfogadott javaslata ugyanakkor éppen ezeknél a feltételeknél szeretne könnyítést elérni - a javaslat nemcsak egységesítené az országonként eltérő számlázási szabályokat, hanem egyszerűsítené is azokat. Az elektronikus számlák kibocsátásához ezentúl nem lenne szükség például sem az úgynevezett "minősített elektronikus aláírásra", sem pedig elektronikus adatcserére, aminek hitelességét a hatóságok ma még az ügyletben részt vevő vállalkozások között jelentős ráfordítással kiépített, kétirányú, zárt adatkapcsolathoz (EDI-rendszer) kötik. A Bizottság javaslata szerint lehetővé válna a számlák digitális tárolása abban az esetben is, ha azokat eredetileg papír alapon bocsátották ki. A javaslat az egyik központi eleme annak az akciótervnek, amellyel az Európai Bizottság 2012-re a negyedével szeretné csökkenteni a gazdaság szereplőit sújtó adminisztratív terheket az Unióban.

Az egyik közvetlen és kézzelfogható előny lehet például a banki hiteligénylések elbírálásának felgyorsulása, mert az elektronikus számlák és egyéb dokumentumok szinte azonnal előkereshetővé válnak - szemben a papír alapú dokumentumok begyűjtéséhez szükséges általános, több hetes várakozással. Hasonló közvetlen előnyt jelenthet az elektronikus számla alkalmazása a számlahelyesbítésnél - ezzel a módszerrel ugyanis a helyesbítő számla alapján történő adólevonáshoz nem szükséges többé a papír alapú dokumentumok időigényes "utaztatása", például postán vagy futárral, hiszen a rendszer automatikus és hiteles visszajelzést ad arról, hogy az adott üzletfél megkapta és átvette a partnere által kibocsátott helyesbítő bizonylatot.

Az anyagi megtakarításokon és hatékonyságnövelésen felül nem szabad megfeledkezni ugyanakkor az átállás járulékos előnyeiről sem. Az elektronikus rendszerek bevezetésével szintén jelentősen csökkenthető például a papíralapú számlák használatával együtt járó környezetterhelés. Ezen számlák előállítása becslések szerint ma még évente közel 3 millió tonnányi széndioxid-kibocsátásáért felelős az Unióban.

A gyakorlati megvalósítás területén számtalan lehetőség áll a vállalkozások rendelkezésére. A sok beszállítóval dolgozó cégek például külön portált, vagy internetes felületet is készíthetnek a partnereiknek, ahol azok fogadhatnak és küldhetnek számlákat. Az elektronikus számlák készítésére és tárolására egyébként már most is számtalan - akár ingyenes - program áll rendelkezésre, köztük olyanok is, amelyek "hibrid-üzemmódban" is tudnak működni, vagyis képesek elektronikusan illetve papír alapon is számlákat előállítani. Az elektronikus számlázás esetében komoly félelem övezi a különböző programok kommunikációs nehézségeit. Ez azonban Forgács Tamás szakértő szerint nem jelent gondot, mivel tapasztalatok szerint a cégek 90 százalékban XML-alapú elektronikus számlákat alkalmaznak, melyet rendkívül könnyű kezelni, illetve azokból az adatot kinyerni. Szintén problémát jelentett a vállalatoknak, hogy nem tudták, az adóhatóság hogyan reagál az elektronikus számlákra. Nos, az APEH szemszögéből az elektronikus számlázás ideális környezetet jelent, hiszen jelentősen lerövidül az ellenőrzéssel töltött idő, és átláthatóbbá válik a cég számlázási tevékenysége. Kelemen László elmondta: Finnországban az adóellenőrök automatikus ellenőrző programokkal vizsgálják át a cégek számláit percek alatt, ugyanerre egy sokezres papír alapú számlacsomagnál akár hetek is elmehetnek.