Jöhet a hibrid munkavégzés: egyes cégek már most csökkentenék az irodáik területét

A vezetők beszámolóiból kirajzolódik, hogy mindenhol a saját dolgozók védelme volt az elsődleges, ezt követően azonban mindenkit az foglalkoztatott, hogy ha mégis csökken átmenetileg a hadrafogható állomány, a szolgáltatás minőségre ez akkor se nyomja rá a bélyegét.

- mesélte Pomázi Gyula, a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala elnöke, arra utalva, hogy bár az államigazgatási szervek körében az az általános döntés született, hogy nem kockáztatják működésük folytonosságát a távmunkára való átállással, az SzTNH saját hatáskörben mégis megtette ezt. Ennek oka profán módon személyes tapasztalat volt, mégpedig az, hogy február elején egy olasz sípályán kényszerült önkéntes karanténra egy hivatali dolgozó.

Ennél fogva sokkal nagyobb figyelemmel követték a nemzetközi híreket, majd pedig bőven a hazai begyűrűzés előtt már felállt egy krízis-team. A kockázatfelmérést követően kialakított pandémiás tervben kidolgozták a hivatal informatikai és foglalkoztatási stratégiáját, és többek közt a hirtelen pótolni szükséges dolgozói laptopokat is bőven a hazai roham előtt tudták beszerezni.

A laptopok elérhetőségét jelölte meg kritikus pontként Fritsch Róbert, a Fővárosi Vízművek Zrt. informatikai igazgatója is. Egy kritikus infrastruktúra informatikai gazdájaként annyiban könnyebb helyzetben volt, hogy a korábbi években a madárinfluenza kapcsán már kidolgoztak olyan üzletfolytonossági tervet, ami nem csak pandémiás, hanem egyéb katasztrófahelyzetekre is alkalmazható. Így március elején már készen álltak a most aktuális stratégiai döntésekkel.

Ennél is nagyobb léptékű gyorsított eszközbeszerzést kellett végrehajtania a Magyar Közút Nonprofit Zrt.-nek. Mint Szilvai József Attila vezérigazgató elmondta, a társaság rövid időn belül megháromszorozta az otthoni munkavégzésre alkalmas végpontjai számát, így az egyébként már korábban is digitális forgalomirányítási és tájékoztatási rendszerek távoli menedzsmentje új fokozatba lépett. Miközben ezer fölötti munkavállaló otthonról dolgozott, a közutak kezelését végző fizikai állomány esetében a műszakváltások eltolásával oldották meg, hogy egymással ne érintkezhessenek a 12-48-as munkarendben foglalkoztatott brigádok.

Noha a hazai gyógyszerdisztribúció jelentős forgalmát bonyolító Hungaropharma Zrt. is stratégiai fontosságú szereplője volt a karantén időszakának, Nagy Andor informatikai igazgató nem élte meg rendkívüli helyzetként az elmúlt hónapokat:

ebből következően inkább egy forgalomszervezési feladatként látták ezt az időszakot, és az egészségügyi kihívás inkább csak a dolgozók védelmének szintjén, valamint az új slágertermékek (maszkok, kesztyűk, fertőtlenítők) készletezésében jelent meg, ugyanakkor ezeknek kevés informatikai vetülete volt. Az informatikai rendszerük megfelelő méretezettségének köszönhetően bírta a patikák sűrűsödő rendeléseit, és a kiszolgálásnak nem az IT, hanem a fizikai korlátok szabtak határt.

A Hungaropharmánál a vállalatirányítási rendszer új moduljainak éles bevezetése során ismerték fel, hogy ez sokkal kevésbé működőképes távmunkában, minimális létszám szükséges házon belül, hogy a valódi árumozgás és annak digitalizált leképezése között a tesztidőszakban is meglehessen a kontroll. Ráadásul az első határidőt el is kellett halasztani, ugyanis akkoriban éppen minden kézre szükség volt a megugró rendelések kiszolgálására.

Tanulság, amire akár már holnaptól szükség lehet

Az eszközellátottságot, és azok használatához kapcsolódó hatékonyság mérhetőségét többen is fontosnak tartották, valamint kiemelték, hogy a döntéselőkészítéshez mindig szükségesek vezetői információk, amik leginkább integrált vállalatirányítási rendszerekből nyerhetők ki. Ráadásul ezek azok a fejlesztések, amiket képtelenség tűzoltásban végrehajtani, ezek nem pótolhatók egyik napról a másikra, ezeket békeidőben kell kiépíteni.

Dr. Dietz Ferenc, a Budapesti Gazdasági Egyetem kancellárja is azt hangsúlyozta, hogy a korábbi években végrehajtott digitális fejlesztések és a hozzájuk kapcsolódó képzések adtak biztos alapot arra, hogy a távmunka - és esetükben speciálisan a távoktatás - beindítása sikeres lehetett, így voltaképp náluk már nem volt szükség hirtelen digitális kultúraváltásra. Fritsch Róbert szerint egy integrált rendszer egyes moduljaira elköltött pénz sokkal jobban megtérül, mint ha mindenféle öröklött, egymástól független rendszerek frissítésére, összehangolására és kényszerű integrációjára menne el az energia.

Szilvai József Attila a járványügyi helyzethez való alkalmazkodásukat sikeresnek értékelte, de elismerte, hogy természetesen mindent lehet jobban csinálni, ezért bizakodó a folyamatban lévő SAP SuccessFactors bevezetését illetően, ami a munkaerő menedzselésében és a munkaerőhatékonyság mérésében hoz további javulást.

- mondta a Magyar Közút vezérigazgatója. Változást a Hungaropharma életében is hozott azért a járvány. Míg korábban fő mutatószámként a rendelések számát követték, melyben átlagosan néhány doboz szerepelt csak, a járvány idején átálltak a dobozszám követésére, hiszen az hitelesebben tükrözte a valós igények alakulását, tekintve, hogy megugrott az egy rendelésen belüli dobozok száma.

"Ha élére ugrasz a változásnak, nézd meg, hogy követnek-e"

Többen is felhívták a figyelmet arra, hogy az adott szervezetnek tekintettel kell lennie ügyfelei és partnerei igazodási képességeire is, hogy ne menjen a digitalizáció az ügyfélkapcsolat rovására. Még ha most nagy ugrás ment is végbe a digitalizációban, megvannak a praktikus, illetve kulturális korlátok - figyelmeztetnek a cégvezetők. Az SzTNH esetében például nemzetközi szabályok írják elő, hogy a papíron érkezett szabadalmi beadványokat is be kell fogadni, azokra papíron is kell válaszolni.

- mesélte Pomázi Gyula. A fizikai kapcsolat fenntartásának fontosságát hangsúlyozta Fritsch Róbert is: a Fővárosi Vízművek ügyfélszolgálati irodája heti egyszer nyitva tartott, és valóban fontos ügyekkel érkeztek azok, akiknek nem volt módjuk online ügyintézésre. De természetesen a telefonos és az online csatornákon is éreztette hatását a járványhelyzet:

- érzékeltette a felfokozott hangulatot Fritsch Róbert. "Arra számítottunk, hogy havonta lesz ezer beszélgetés, most hetente van ennyi". A hallgatói ügyfélszolgálaton fokozódó nyomást említette ugyancsak egyik kihívásként a Budapesti Gazdasági Egyetem kancellárja is. Itt is a chatbot lesz hivatott arra, hogy növelje a hallgatói elégedettséget és csökkentse a munkatársak leterheltségét.

A karantén alatt sok cég dolgozói szerették meg a távmunkát, és ezt különösen ott vették jó néven, ahol a munkaerőhatékonyság mérése visszagazolta, hogy helyes az irány a kétlakiság engedésére. "Azt már most eldöntöttük, hogy hosszabb távon csökkenteni fogjuk az irodaterület méretét" - meséli Fritsch Róbert, hozzátéve, hogy a bérelt területnek várhatóan negyedéről mondanak le. Ugyanakkor azt elismerte, hogy az ehhez kapcsolódóan kilátásba helyezett

Fontos tehát, hogy mind az ügyfelek, mind pedig a munkatársak valódi reakcióira fel legyen készülve egy szervezet, hiszen nem csak a forgalom, vagy az ellátási lánc állapota miatt kritikus egy ilyen időszak, hanem emberileg is, amit ugyanúgy szondázni kell. Erre megfelelőek az ügyfélkapcsolati mérőszámok, illetve az ügyfélélmény nyomon követése. Mindazonáltal a megkérdezett vállalatvezetők már túlvannak az eltelt időszak értékelésén, és az alapján bizakodóak a további változásokat illetően.

- emlékezett vissza Pomázi Gyula.