Már csak a postagalambokat nem vetettük be a kríziskommunikációban

Mindig is bámulatosnak tartottam az emberi alkalmazkodóképességet. Gyakorlatilag 2 hét alatt szoktuk meg a végtelen home office állapotát, a folyamatosan síró gyerekek hangját, a szüntelenül beszűrődő kicsiknek szervezett online népi hangszer bemutató zaját, a megannyi vicces szituációt a bekapcsolva maradt mikrofonok és kamerák miatt. Ott van a szemekben otthonmaradási kiégés lángja és a szívekben az irodába való belógás vágya.

Hihetetlen, hogy 2 hét alatt a 10.000 home office, kríziskommunikáció, online kollaboráció és képzés szakértő országa lettünk. Most aztán azok is online konzultációt, tréninget, workshopot, mini konferenciát, webinart, vlogot, blogot (én is ... ) podcastot, stb. tartanak, akik eddig soha. Plusz azok is akik már évek óta szemeztek a területtel vagy akár már el is kezdték a műfajt.

Ha egy nap három napból állna, talán idő is lenne ezekre, de most a válság okozta sokk miatt elvileg dolgozni is kellene, úgyhogy nem igazán értem, hogy ki ér rá ennyi tartalmat fogyasztani. Én biztosan nem... Amire rádöbbentem, hogy a folyamatos online munka gyakorlatilag szünetmentessé fajulhat. Eddig, ha szerveztem egy találkozót mondjuk Miskolcra, akkor reggel fél 8kor elindultam, 10-kor elkezdtük, tartott 11-ig, aztán vissza Budapestre, fél 2-kor levadásztam a maradékot a Nemsütiben és kb 2 - fél 3-kor kezdődött a napi második meeting.

Most bezzeg... fél 9-kor skype egy debreceni céggel, 10-től hangouts demó egy szombathelyivel, 11-kor már konferenciahívás az ügyvéddel és a fejlesztőkkel, majd folytatódik a minta akár este 7-ig, 8-ig. Még szerencse, hogy ki lehet kapcsolni a mikrofont és a kamerát egy pillanatra és el lehet lógni a mosdóba egy gyors ürítésre vagy le lehet főzni egy kávét, közben 2x visszaszaladni és bemondani, hogy "eddig világos, nincs kérdésem". Persze egyszer én sem kapcsoltam ki véletlenül a kamerát, miközben a múlt pénteki szuper napsütésben grilleztem fél 11-kor egy sörrel a kezemben és úgy magyaráztam egy órán keresztül... Tanultam belőle. Először ellenőrizzük a kamerát!

Na, de az eredeti címnél maradva. Legutóbb ott fejeztem be, hogy megindult valami a vállalati belső kommunikáció fejlesztése kapcsán. Management oldalról végre nem lehet fiókba söpörni vagy elhalasztani a kérdést. Hirtelen kulcsfontosságú lett, hogy miden munkavállalómat egységesen el tudjam érni, azonnal tudjam értesíteni, információval ellátni. A mostani turbulens helyzetben minden perc számít.

Tegnap volt két hete, hogy indítottunk egy kezdeményezést és felajánlottuk a kríziskommunikációs rendszerünket díjmentesen a vállalatoknak célzott, mérhető és azonnali tájékoztatásra. Az elmúlt két hétben 68 vállalatnak tartottunk demót, köszönhetően annak is, hogy 0 perc lett az utazási és a meetingek közötti átállási idő.

2 hét alatt 16 rendszert sikerült elindítani, további 20-at előkészíteni. Ehhez kellett, hogy a vállalaton belüli folyamatok felgyorsuljanak és gyakorlatilag a hetek, napok helyett órák alatt reagáltak a jogászok, IT-s szakemberek és hoztak döntést a vezetők.

A vállalatok és a vállalati belső kommunikáció sebezhetőségét jól jellemzik azok a történetek, amikor arról meséltek egyes vezetők, hogy hamarosan lekapcsolják a teljes magyar site-ot a belső hálóról, mert nem bírja a francia központ a home office terhelést, ezért inkább hazaküldenek mindenkit Magyarországon hálózati elérés nélkül. Remek. Eljött a felhő kora. Azok az IT vezetők, akik eddig hallani sem akartak a felhő szerverekről, hirtelen megízlelték annak előnyeit. Érdemes megnézni a Microsoft felhőkapacitás-felhasználás növekedést (ennek részletezését rábíznám a tech bloggerekre, maradjunk annyiban, hogy bazi sokszorosára nőtt...).

Sajnos gyarmati mivoltunkat mi sem jellemzi jobban, mint hogy több cégnél a globális vagy régiós központok befagyasztottak minden lokális kezdeményezést (költségcsökkentés címén vagy további átgondolás miatt, esetleg egy jövőbeli saját fejlesztés majd érkezik indokkal) és inkább valamiféle hagyományosabb kommunikációs csatornát javasolnak.

Kedvenceim:

• Napi szóbeli tájékoztató

• Jól bevált plakát és szórólap

• Információs zöld szám létrehozása, amit a munkavállaló felhívhat

• Érintő (!) képernyős kioszkokon elérhető információ

• Étkezői TV-ken futó ppt.

Mindezt úgy, hogy közben a szellemi munkavállalók körében arat a Teams. Ahogy a Portfolio.hu március 25-i cikkében megírták, idézem: "A globális koronavírus-járvány alatt korábban soha nem látott mértékben nőtt egy másik szolgáltatás, a cég csapatmunkaközpontja, a Teams iránti igény, a Microsoft múlt héten jelentette be, hogy a tavaly novemberi 20 millióról mostanra 44 millió fölé nőtt a napi aktív felhasználók száma, egy hét alatt 12 millió volt a növekedés. Azon a héten minden nap meghaladta a 900 millió percet a meeting- és híváspercek száma."

Mivel próbálkozik még a magyar?

Mindenki, amivel csak tud. Sokan átmeneti megoldásnak HR-esként bekönyörgik magukat egy nem hivatalos vállalati (akkor ez most vállalati vagy sem?) zárt Facebook csoportba és ott osztanak meg információkat, kiürítési és krízisterveket, leállási iránymutatásokat. Találkoztam olyan nagyvállalattal, amelyik kizárólag hosszú távon is ingyenes megoldásban gondolkodik. Kerül, amibe kerül. És bizony sokan azért félnek elindítani egy belső kommunikációs rendszert, mert mi van, ha a munkavállalók rászoknak, használják, szeretik és később nem lesz rá pénze a vállalatnak?

Most tudok olyan vállalatról, ahol a belső kommunikációs app aktív felhasználói bázisa már 90% fölött van, úgy hogy másfél hete még "csak" 60% volt. A csak-hoz azért írtam idézőjelet, mert a korábbi 15-25%-os köremail megnyitáshoz képest már az is hatalmas szám, pláne, ha termelőkörnyezetről van szó, ahol a munkavállalók mindössze 20-30%-a rendelkezik eleve email címmel.

Mi is azt láttuk, hogy már tavaly bevezetett platformok tekintetében akár 80-90% közötti elérést tudnak produkálni a felületek, az újonnan indulóknál már az első napokban elérhetik a 50-70% közötti aktív felhasználószámot. Ehhez korábban másfél év és a HR, illetve a belső kommunikációs csapat megfeszített munkája kellett, illetve tonnányi logózott csoki, bögre, lufi, póló és nyereménysorsolás...

Én mindenesetre remélem, hogy a mostani helyzetben a felismerés, hogy nem élhetünk hatékony vállalati belső kommunikáció nélkül hosszú távon megváltoztatja a cégvezetés hozzáállását a területhez. És ha most egy kicsit is túlnézünk a kríziskommunikáción, akkor észrevesszük azokat a lehetőségeket, amelyek az eddig aluldigitalizált területek fejlesztésének felgyorsítását jelenthetik főleg tipikus non-desk szektorokban.

Mire gondolok?

• pre-boarding (előzetes tájékoztatás, információcsere)

• munkavállalók integrációja, on-boarding

• mentoring

• learning

• feedback

• dolgozói ajánlás

• teljesítményértékelés

• szabadságigénylés

• események szervezése

• közösségépítés

• home office és online munkavégzés

• és még sorolhatnám...

A kísérlet folytatódik. Kiderül, mennyire változnak meg a munkavégzési és együttműködési szokásaink az online térben és kiderül, mennyire lehet hatékony felületet biztosítani non-desk munkavállaók elérése céljából. Egy biztos, ezekről beszámolok. Addig is: