Milliárdokat spórolhatnánk, ha e-mailen jönne a fizetnivaló

Az elektronikus számla egy nem papír alapú, hanem elektronikus formában létező adóügyi bizonylat. Az áfatörvény értelmében az e-számla csak abban az esetben érvényes, vagyis elektronikus adatot abban az esetben lehet elektronikus számlaként kibocsátani és elfogadni, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított. Az áfatörvény két e-számla kiállítási módot nevesít: az EDI és a PKI típusú számlát.

Az EDI az Electronic Data Interchange angol kifejezés rövidítése. Az eljárás lényege, hogy az elektronikus számlák létrehozása és adatcseréje zárt rendszerben történik. A technika jellegéből kifolyólag EDI számlák leginkább a vállalatok közti számlázásban hasznosíthatóak. Gyakran használatos például a nagy számlaforgalommal járó kiskereskedelmi üzletláncok és beszállítóik közti számlázás esetén vagy a járműiparban a gyártók és a beszállítók közti tranzakciók dokumentálásakor. Az EDI számláknál a törvényi szabályozásban megkövetelt hitelességet a zárt informatikai rendszer biztosítja.

A PKI (Public Key Infrastructure) számlának már nem előfeltétele a zárt informatikai rendszer, ezért az ilyen típusú számlák alkalmasak a magánszemélyek felé történő számlázásra. A rendszer zártságának hiánya miatt azonban a PKI számláknál szükség van fokozott biztonságú elektronikus aláírásra, mely elválaszthatatlan részét képezi e-számláknak. A PKI számlákat az elektronikus aláírásokat hitelesítő szolgáltatók időbélyegzővel is ellátják, ami manipulálhatatlanul jelzi az e-számla létrehozásának időpontját.

Az elektronikus számlázás bevezetését tervező vállalkozások választhatnak, hogy saját informatikai fejlesztés keretében valósítják meg e-számlázásra alkalmas rendszerüket, vagy a kiállítására, hitelesítésére és a számlák tárolására szakosodott cégek szolgáltatásait rendelik meg.

Magyarországon a 2004-es európai uniós csatlakozás óta van lehetőség az elektronikus számlázásra. Az akkori rendelkezésekkel egyből sikerült egy meglehetősen bonyolult jogszabályi környezetet kialakítani, melyet időközben a kormányzat is felismert, és 2007-ben jelentősen egyszerűsített, azonban a Pénzcentrum által megkérdezett szakemberek véleménye szerint még mindig a felesleges bürokrácia, az európai viszonylatban legszigorúbb szabályozás az egyik legnagyobb gátja az e-számlázás itthoni elterjedésének.

Az elektronikus számla gyors elterjedését segíthetné továbbá, ha az állam aktívan szerepet vállalna a támogatásában. Lehetőség lenne például a közbeszerzéseknél kötelezővé tenni az e-számlázást, ahogy történt ez korábban Dániában vagy Svédországban is. Emellett a pénzintézetek egymás közötti és a Magyar Postával (MP) való együttműködésével lehetne jelentősen lendíteni a cégek lakossági ügyfelek felé történő elektronikus számlaforgalmán. Kérdés azonban, hogy a Postát hogyan lehetne érdekelté tenni az e-számlákra való átállásban, ugyanis a jelenlegi nagyarányú papíralapú számla és sárga csekk forgalomnak éppen az MP az egyik legnagyobb haszonélvezője.

Milyen előnyökkel jár az e-számlázás?

Az elektronikus számlák amellett, hogy papírtakarékos megoldást jelentenek a vállalkozásoknak, ezáltal környezetkímélők, komoly költségmegtakarítást is eredményeznek. Az egyik legnagyobb tétel, amit az e-számlázassal meg lehet takarítani, a hagyományos számlák célba juttatásának költsége, vagyis a postaköltség. A jelenlegi tarifa szerint egy belföldi ajánlott levél postai díja 295 forint, és nem mellékes az sem, hogy az e-számlák, a postai úton továbbított társaikhoz képest, gyorsabban is jutnak el a címzettekhez. Ezeken kívül az e-számlázással az adminisztrációra fordított munkaidőn keresztül is spórolni lehet, ugyanis gyorsabbá válik a számlák készítése, és szükség esetén a visszakeresése.

Milliárdos megtakarítás

Az e-számlázás olcsó alternatívája a hagyományos számlaforgalomnak. Interneten fellelhető árajánlatok alapján számlaforgalomtól és szolgáltatási csomagtól függően azt lehet mondani, hogy egy darab számla költsége 50-80 forint között mozog. A számlázáshoz szükséges szoftverek pár tízezer forintos árai pedig azt jelentik, hogy már nem túl nagy, néhány száz darabos éves számlaforgalom esetén megérheti váltani.

Nemzetgazdasági szinten is jelentős összegeket lehetne spórolni elektronikus számlázással. Az Európai Unióban évente - másod és harmadpéldányokat nem számolva - mintegy 32 milliárd számla forog. Feltételezve, hogy az egy egyes országok számlaforgalma nagyjából az ország bruttó hazai össztermékével arányos, Magyarországon is több mint 250 millió számlát bocsátanak ki egy év alatt. Becslések szerint a régiónkban és hazánkban is nagyjából az összes számla nagyjából 1%-a lehet elektronikusan kibocsátott számla, míg a skandináv országokban ez az arány eléri a 12%-ot, az EU középtávú célja pedig 15-20%. Számlánként 200 forintos átlagos megtakarítást feltételezve, mintegy hétmilliárdos költségcsökkenést jelentene a hazai gazdasági szereplőknek, ha Magyarországnak legalább a célsáv alsó értékét sikerülne elérnie.