Drasztikus átalakulás a magyar munkahelyeken: erre sokan nem voltak felkészülve

Lehet itt bármivel bűvészkedni, a végén úgyis a vezetőkön fog múlni minden

Nem kell nagy bátorság, hogy kijelentsük, ennyit még sohasem változott és fejlődött a vállalati belső kommunikáció, mint az elmúlt három hónapban. Mindezt úgy, hogy tulajdonképpen azok a modern eszközök és csatornák, amelyek bevezetését és használatát a munkavállalók túlnyomó része elfogadta, sőt élvezi is, már évek óta rendelkezésre álltak. A Teams, a Zoom, a Meets vagy akár egy belső kommunikációs applikáció, illetve a chatbotok régóta jelen vannak a piacon és egy részük ott pihent eddig is a vállalati Microsoft csomagban vagy találhatóak meg a store-ban és használhatók díjmentesen.

Emlékszem, tavaly ősszel még arról kellett győzködnöm egyes cégvezetőket, hogy a munkavállalók szinte száz százaléka rendelkezik okostelefonnal, tudja is használni és képes lenne, sőt akarna is vállalati infókat a saját eszközein olvasni. Most van olyan vállalat, ahol a nyugdíjközeli Tibi bá az egyik legelkötelezettebb applikációhasználó, és külön megköszönte a HR-es kollégáknak, hogy végre első kézből értesülhet vagy adhat visszajelzést pár gombnyomással.

Mi mindenben történt változás?

Ehhez jó támpont volt az az országos vállalati belső kommunikációs benchmark kutatás, amit még 2019. novemberében végeztünk, és amely során összesen 300 ezer munkavállalót foglalkoztató vállalatok értékelték a saját helyzetüket négy dimenzió mentén.

• Vizsgáltuk egyrészről a KULTÚRA dimenziót, amely a vezetők részvételét és felkészültségét, a munkavállalók kíváncsiságát és bevonódását, valamint a szervezeten belüli átláthatóság szintjét méri fel.
  

• Kitértünk a FOLYAMATRA, amiben a kommunikációs gyakorlatok formalizáltságánák mértékét, az információáramlás sebességét, a folyamatok hatékonyságának visszamérhetőségét és a visszacsatolási lehetőségeket vizsgáltuk.

• Elemeztük a Tartalom (a kommunikációban szereplő információk minősége és azok formátuma) és az Eszköz (a kommunikációs eszközök és csatornák mennyisége és hatékonysága) -dimenziókat is.

A kutatás eredményeiből jól kirajzolódtak a hiányosságok. Az eszközök elterjedtségi tendenciáiból kiolvasható, hogy minél modernebb, digitálisabb és játékosítottabb csatornák beemelésére kerülne sor, annál inkább csökken a hazai vállalatokban ezen eszközök elterjedtsége.

Beszédes adat, hogy miközben a TOP 3 belső kommunikációs csatorna mind e-mail hozzáféréshez kapcsolódik, addig a kitöltő vállalatok kevesebb mint felében (46%) rendelkezik az összes munkavállaló e-mail címmel. Ez azt jelenti, hogy a jelenleg alkalmazott gyakorlatokkal a munkavállalók közel 54 százalékát nem tudják hatékonyan elérni a hazai vállalatok.

A COVID-19 krízishelyzet kialakulásakor hirtelen kellett a folyamatok és az eszközök fejlesztéséhez nyúlni, a tartalom adott volt, de a formáján változtatni kellett, a kultúra pedig kénytelen volt felzárkózni. Egyesével vizsgálva a dimenziókat:

A legszembetűnőbb változás az volt, hogy a sok évnyi halogatás vagy a szokásos hosszas tervezgetés helyett, most gyorsan kellett lépnie azoknak, akik korán felismerték, hogy a megfelelő belső kommunikáció hiánya kihathat a termelési/értékesítési folyamatokra, ezzel még komolyabb üzleti károkat okozva.

A nem megfelelő tájékoztatás, egy elterjedő pletyka vagy éppen az információáramlás lassúsága, célzottságának hiánya többször komoly üzleti és morális károkhoz vezetett. Gondoljunk csak bele, mennyire nehézkes egy gyártókörnyezetben a tervezés és az informálás, ha mindenkit bizonytalan időre hazaküldünk, miközben nincs hozzájuk direkt elérés, és vért izzadva próbáljuk meg értesíteni az embereket, hogy a vártnál hamarabb újraindulunk és nem kell félni, megvannak a megfelelő biztonsági intézkedések. Volt olyan gyár, ahol azt javasolták az embereknek, hogy 2 naponta sétáljanak el a gyár kapujához, ott lesznek kifüggesztve a tudnivalók.

És közben 2020-at írunk...

Az eszközök adottak voltak, csak le kellett küzdenünk a belső vezetői ellenállásunkat. Igen a belső vezetőit. Mert amíg korábban gyakran attól tartott a vezetőség, hogy nagy ellenállásba fog ütközni egy-egy új eszköz/folyamat bevezetése a munkavállalók között, addig sokszor épp az adott terület vezetője nem érezte komfortosnak a home office rendszerét, az online meetingeket, a nehezebben nyomon követhető hatékonyságot és a monitor mögé bújó számonkérést.

Ugyanez igaz volt az új eszközökre, csatornákra is. A vezetők úgy voltak vele, hogy azzal is csak nekik lesz pluszfeladatuk és nincs kedvük, idejük elmagyarázni az embereknek, hiszen a vége úgy is az lesz, hogy nem használják és hozzájuk fognak fordulni segítségért, információért szóban... A válság alatt nagy tanulság, hogy a munkavállalói ellenállás a bizonytalanság szülte időszakban minimálisra csökkent. Mindenki első kézből szeretne informálódni és igényt tart az azonnali visszajelzés lehetőségére is.

Azoknál a vállalatoknál sikerült leggyorsabban alkalmazkodni a váratlan helyzethez és a leginkább elterjeszteni az új eszközöket és folyamatokat, ahol a vezetőség támogatottsága a bevezetés iránt nagy volt, tudták csökkenteni a bevezetési időt és rugalmasan tudták kezelni az IT biztonság, GDPR, felhő - nem felhő kérdésköröket. Továbbá elengedhetetlen volt, hogy a középvezetői réteg, a csoportvezetők a first line managerek ne csak megértsék az új eszközök működését, hanem fel is ismerjék annak előnyeit és a benne lévő lehetőségeket, amelyekkel már rövid távon is megkönnyíthették a mindennapjaikat. Ehhez társulnia kellett annak is, hogy példát mutassanak az eszközhasználatban és ösztönözzék az irányításuk alatt álló munkavállalói kört az új rendszerek használatával kapcsolatban.

Mi várható most?

A válsághelyzet kapcsán a vállalatok eltérő gyorsasággal reagáltak. Akik hamar felismerték az új helyzet szülte kihívásokat, kellően gyorsan tudtak meglépni valamiféle fejlesztést - még ha költségvetés hiányában voltak, akkor is több tucat ingyenes lehetőség közül választhattak (persze nem minden kihívásra adnak választ az ingyenes eszközök) - amelyekkel az azonnali egyirányú tájékoztatást online térbe lehetett terelni.

Július hónapban megkérdeztünk 100 olyan vállalatot, akik 2019 év végén kitöltötték a belső kommunikációs benchmark kutatásunkat, és akkor még nem rendelkeztek modern belső kommunikációs eszközzel/csatornával, hogy mi változott az elmúlt fél évben. A válaszadók 40 százaléka a meglévő rendszereikkel elégedett vagy épp költségstop miatt nem tervez változtatásokat, fejlesztéseket a közeljövőben. A megkérdezettek 60 százaléka ellenben vagy túl van egy fejlesztésen, vagy épp tervezi meglépni.

Az új eszközökre nyitó cégek körében 47 százalék a piacon megtalálható vagy saját fejlesztésű mobilapplikáció bevezetését jelezte, 20 százalék chatbot alapú belső kommunikációs rendszert említett. 13 százalék zárt Facebook-csoport létrehozását választotta, 20 százalék pedig még nem döntött a rendelkezésre álló lehetőségek közül.

Azon vállalatok, akiknél az "ezt is túléltük valahogy" hozzáállás érvényesül, továbbra sem tudják meglépni a fejlesztéseket és ezáltal középtávon sem lesznek hatással a hatékony belső információáramlásra, és nem lesz esélyük támogatni az elköteleződést online eszközökkel. Egy esetleges következő hektikus vírusidőszakban ugyanúgy felkészületlenül érik őket az események.

Több vállalati felmérés készült az elmúlt hónapokban, amelyek a következő időszak szükséges management lépéseit és a legnagyobb kihívásokat kutatta (ilyen például a Pénzcentrum nagy home office kutatása is). Ezekben közös pont volt, hogy a vállalati belső kommunikáció fejlesztése, hatékonyabbá tétele mindig a TOP 3-ban szerepelt. Várhatóan, ha nem is olyan gyorsan és mélyvízbe ugorva, de az elkövetkező fél évben a vállalatok nagy része napirendre tűzi a belső kommunikáció fejlesztését.

Az elmúlt 3 hónapban a kreatív hozzáállással online is megteremthető volt a motiválás és az elköteleződés, ezekre az eszközökre is egyre nagyobb a nyitottság, bár ez a terület nem számít prioritásnak. A kereskedelemben, a termelésben és a szolgáltató szektorban még mindig a legnagyobb kihívás a direkt kommunikációs, egyoldalú, gyors, mérhető és célzott tájékoztatás megteremtése. A többi egyelőre hab a tortán. Egyet biztosan mondhatok: