Koronavírus: A nap, amikor a vállalati kommunikációs kőkorszak felszínre került

Pénzcentrum: Mik az első tapasztalataid, a hazai cégek hogyan ugrották meg a veszélyhelyzet miatt kialakult új szervezeti-működési akadályt?

Barathi Tamás: Hatalmas pofon volt, a legrövidebben úgy lehet összefoglalni, hogy egyetlen nap alatt kellett a kőkorszakból az űrkorszakba lépnie a legtöbb magyar vállalkozásnak. Ez mindenkit nagyon meglepett. A legmagabiztosabb IT-sokat is. Ha szalagcímet kellene adnom a helyzetnek, a következő lenne: A nap, amikor a vállalati kommunikációs kőkorszak felszínre került. Az elmúlt időszakban bárkivel tárgyaltunk, mindenki nagyon magabiztos volt, hogy itt jól működnek a rendszerek, VPN-ek vannak, IT security van, van lehetőség home office-ra, és ahogy az első napokban tömegesen hazaküldték az embereket, felszínre törtek a bajok. Ennek van infrastrukturális oldala is, nagyon sok munkavállalónak nem volt céges laptopja, másrészt nem volt mindenkinek jogosultsága, intranet-hozzáférése. És jött a másik oldal, az edukációs, hogy a kollégák nem voltak felkészülve arra, hogy a rendszereket hogyan is kell használni. Megfelelő oktatási anyag sem volt hozzá. Nem irigylem azokat az IT-sokat, akiknek folyamatosan cseng a telefonjuk, hogy hogyan kell elindítani, beállítani, melyik gombot nyomjam meg. A harmadik része pedig, hogy nem vagyunk ehhez hozzászokva a vállalati kultúrában, hogy mindenki otthonról, ellenőrizetlenül, fegyelmezetten kellene hogy dolgozzon.

PC: Az erőteljes digitalizációs szükséglet miatt a generációs különbségek is még inkább a felszínre törtek?

B. T.: Az is. Sok helyen, ahol az idősebb kollégáknak mindig megmutatták az utolsó pillanatban, hogy mit kell csinálni, ez most nem működik. Tipikus példa, hogy rengeteg olyan meetingen ültem, ahol behívták az IT-sokat, hogy a projektorral hogyan kell kitükrözni, kivetíteni. Most hirtelen ebben a felkészültségben mondd azt, hogy innentől kezdve chatszobában, osztott képernyőn, prezentációs szoftver és egyéb cuccok segítségével kellene lebonyolítani a munkát.

PC: Néhány napos-pár hetes direkt tesztidőszak után mindenki adaptálódik majd, vagy mi lehet ennek a következménye?

B. T.: Szerintem ez olyan lesz, mint amikor a cigit beterelték a nemzeti dohányboltokba. Pufogtunk, meg nem tetszett, de már ki emlékszik erre. Nagyon sokan megugorják, hogy ez működjön, iszonyat mennyiségen rápörögtek a tanácsadók, a specialisták, sokan felajánlanak szoftvereket. Ez nagyon jó tesztidőszak mindenkinek.

PC: Tömegével érkeznek ingyenes felajánlások digitalizációs fronton. Szerinted ezek mind-mind szolidáris lépések a cégektől, vagy marketing-eszköz a későbbi piacépítés megalapozásaként?

B. T.: Szerintem van benne minden. Van benne CSR, hogy segítsük egymást, mi is sok cégnek, szervezetnek, intézménynek odaadtuk a felületet, hogy használják. Benne van az is, hogy legyen belőle biznisz, ez most egy gyorsító tényező lehet. De az is benne van, hogy legyen egy edukáció. Eljött az ideje, hogy ebből a mélypontból úgy tanuljon mindenki, hogy tanuljuk meg, hogy hogyan kell ezt vállalati szinten csinálni, hogyan fejlődjön a vállalati kultúra a belső kommunikáció meg együttműködés terén is.

PC: A súlyos pandémiás helyzet ellenére, ez lehet a pozitív hozadéka a történetnek?

B. T.: Igen, és lesz egy ennél keményebb hozadéka. Nagyon ügyesen fog alkalmazkodni mindenki, és 3-6 hónap múlva mindenki rá fog döbbenni, hogy nahát, ezt is túléltük, így is lehet, így is működnek a dolgok. Rengeteg időt spórolunk meg.

PC: Azaz fel fog gyorsulni az a folyamat, hogy a szükségtelen, potyautas-pozíciók megszűnnek?

B. T.: Fel fognak ezek erősödni, egy kicsit kiemelném a digitalizáció facility hatásait is. Most hirtelen bebizonyosodik, hogy működik a home office, nem kell annyi munkaállomás stb. És egy kicsit az is benne lesz, hogy nem kell annyit utazni, nem kell annyit konferenciára járni, mert ott vannak a webináriumok. Ez a hatékonyabb működés egy jó teszt, és ebben nagyon sokat fogunk formálódni. Az is igaz, hogy egy termelési rendszerben nem lehet ezt ennyire leegyszerűsíteni, de ott is nagyon sokat fog változni a kommunikáció. Nagyon sokan kezdenek átállni bármire, ami online.

PC: Szerinted most mi a helyes belső kommunikációs magatartás; főként olyan szektorokban, ahol nincs mód távmunkára, otthoni munkavégzésre?

B. T.: Le a kalappal a cégek előtt olyan szempontból, hogy mindent megpróbálnak felülírni, hogy hiteles, transzparens, pontos és mindenkire kiterjedő tájékoztatást tudjanak nyújtani. Jelen pillanatban ez az a minimum, amit megtehet egy cég, hogy azon dolgozik, hogy sikerüljön korrekt, hiteles és mindenki számára elérhető tájékoztatást nyújtani. Emiatt érzem azt, hogy az elmúlt napokban háttérbe szorult minden eddigi akadály. A belső hálózat, vagy felhőbe megyek, vagy integrálom a rendszereket, vagy csak egyszerűen elindítom, és hadd szóljon. Az adatbiztonságot nem mondom, mert arra mindenki figyel, de az eddigi ellenállások megszűntek, felelős vállalatoknál összezár a menedzsment, a HR, a belső kommunikáció, az IT, a jogászok, és mindenki azon dolgozik, hogy a lehető leggyorsabban el tudjanak indulni széles munkavállalói körök számára tájékoztatási csatornák. A másik oldalon meg a munkavállalók részéről óriási az elvárás azzal kapcsolatban, hogy jöjjenek az infók. Hogy első kézből megkapják, hogy mi lesz, hogy lesz, mire készüljenek, mik a krízistervek, a munkavédelmi tervek, a munkarend. Volt olyan cég, amelyiknél tegnap indítottuk el a vállalati mobil platformot, és estére elérte a 70 százalékos használatot. Ilyen számokat normál esetben 1-1,5 év alatt lehet elérni.

PC: Mit tegyen a belső kommunikáció, ha valakiről kiderül, hogy elkapta a koronavírust (vagy akár a gyanúja merült fel)? A beteg személyiségi jogait ugyanis nem lehet porba tiporni. Hogyan kell ezt kommunikálni?

B. T.: Személyi szintre nem lehet lemenni, ez alapelv a belső kommunikációban. Mindenkinek azt javasolom, hogy nagyon fontos, hogy ilyenkor elmondják a lépéseket is. Önmagában az, hogy baj van, nem a megfelelő hír, hanem az, ha tudjuk, hogy mit lépünk erre. Mi van akkor, ha valaki összecsuklik, ha kiderül, hogy lázas, hogy karanténban van. Születnek krízistervek, itt megint csak az a döntő, hogy ezt milyen gyorsan tudják megtenni és mindenkihez eljuttatni.

PC: Már több ágazatban is elindultak a leépítések. Hogyan kell ezt, hogyan lehet ezt kommunikálni? Lehet e-egyáltalán jól kommunikálni?

B. T.: Az elmúlt napokban szektorok dőltek össze, nekem is rengeteg barátom - rendezvényszervező, HORECA, pultos, bártender, szállodás - járt így. Összehívták az embereket, és azonnali hatállyal megszűnt a munkaviszonyuk. Sok kkv-nál ez egy nagyon kiszolgáltatott helyzet. A jelenlegi helyzetben az már bizonyos, hogy rengetegen hirdettek létszámstopot. Egyrészt a rendszerek sincsenek felkészülve, hogy hogyan interjúztassanak, hogyan tartsanak meg egy toborzónapot, hogyan csináljanak egy onboarding folyamatot online. Másrészt mindenki bizonytalan, hogy mi fog történni. Az autóiparban már elkezdődött ez a folyamat, a vírustól függetlenül. A bezárás egy másik történet, olvasva az olasz, spanyol híreket, mindenki tudja, hogy mi az irány, hogy minden bezár, és mindenki mehet haza. Lehet, hogy percek vannak, lehet, hogy egy-két nap, de el fog jönni ez a pillanat. Az a kérdés, hogy ez meddig fog tartani, és utána meddig tart majd a visszaépítés.

PC: A home office miatt hosszú távon jelentősen sérülhet a vállalati kultúra és lojalitás. Kell ettől tartani?

B. T.: Vicces, hogy eddig mindenki arra vágyott, hogy rugalmas legyen a vállalat, most meg mindenki szeretne hamar visszamenni. Nem tudom megmondani, hogy ennek lesz-e ilyen hatása, mert most annyira tömeges ez a probléma, hogy most mindenkinél egységesen ez van. Ezért ebből nincs olyan szinten versenyhátrány vagy versenyelőny, hogy a unkavállaló rosszul érzi magát az egyik cégnél a kötelező home office miatt, mert máshol sem tudná máshogy csinálni.

PC: Ez egy veszélyhelyzet, tehát most kizárólag a túlélésre kell koncentrálni?

B. T.: Igen, és majd utána derül ki, amikor véget ér a veszélyhelyzet, hogy hogyan alakulnak ezek a kérdések. Most minden munkavállaló hálás, ha hazamehet, otthon lehet, otthonról dolgozhat.

PC: Hogyan érdemes átalakítani a belső protokollokat, működési modellt, mi leszpéldául a munkaidőkerettel?

B. T.: Aki megtehette, hogy home office-ban dolgozzon, ott már ez eddig is elindult.Ebben a helyzetben pedig az is egyértelmű, hogy lesznek - főként a családosok -, akik például éjszaka ülnek majd gép elé. Ezzel nincs is semmi probléma, ettől még a folyamatok működni fognak. Inkább az lesz egy érdekes kérdés, hogy ne menjünk el abba az irányba, hogy egyfolytában meetingelünk. A technika még kevésbé támogatott, a Skype-meetingjeim 15 százaléka azzal megy el, hogy bevárjuk a másikat, állítgatjuk a kamerát, a mikrofont, kinek jó a netje stb. De ahogy a cégek kialakították a hatékony meeting-munka egyensúlyt, ezt a home office meetingek során is ki kell alakítani.