Még egyszerűbb az online számlázás, nem éri meg többé a papírszámla

Az online számlázási kötelezettség fokozatos bevezetésének és elterjedésének óriási jelentősége van több szempontból is: a NAV fokozatosan, de mára gyakorlatilag minden ügyletre rálát a gazdaságban, ami ellenőrzési képességét javítja és ezáltal (valamint az intézkedés visszatartó ereje önmagában) szűkíti a feketegazdaságot, másrészt a vállalatokat és a magánszemélyeket is a digitalizáció alkalmazására kényszeríti.

Bár az erőltetett innováció számos terhet rakott a kisvállalkozások vállára, mára már jól láthatóak annak előnyei is. Az állami oldalon évi legalább 200-250 milliárd forintos plusz bevétel a költségvetés számára, a piaci szereplők – főleg a kisvállalkozások – pedig ezzel – ha akarták, ha nem – elindultak a digitalizálódás útján és a kötelező adatszolgáltatáson kívül egyéb funkciók iránt is érdeklődővé váltak.

Mit hozott az online számlázás?  

A felhőalapú számlázóprogramokkal az adatszolgáltatás teljesen automatikussávált, tehát a számla kiállításával egyúttal a NAV-hoz is beérkezik az adat, nem képződik plusz teher sem a számlák szortírozása, sem egyéb kötelezettségek terén. Ellenben a számlatömböt használókkal, akiknek a kézzel kiállított számlák esetén az adatszolgáltatást is el kell végezniük manuálisan a NAV weboldalán, öt napon belül. Sőt, az 500 ezer forintnál nagyobb áfatartalmú számlákat a kibocsátás utáni napon rögzíteni kell a webes felületen. 

Ezzel szemben az online számlázóprogramokat csak egyszer kell regisztrálni a NAV oldalán, ezután a rendszer a számlák kiállításakor automatikusan küldi az adatokat az adóhatósághoz.

Érdemes online, felhő-alapú szolgáltatásokat választani, hiszen ebben az esetben a kiállított számla adatai garantáltan, automatikusan mennek a NAV rendszerébe.

Piaci felmérések szerint az online szoftvert használók közel fele az utóbbi egy évben regisztrált számlázási fiókot, és körülbelül 80 százalékuk kézi számlatömbről váltott, mások a telepített programokról tértek át. Bár a NAV ingyenes Online Számla rendszere kézenfekvő megoldást jelent, sokan felismerték, hogy a piacon elérhető megoldások jóval több kényelmi funkciót és kapcsolódó, hatékonyságnövelő funkciót is nyújtanak.

Az xml maga a számla

Jelentős változás továbbá, hogy a NAV idén áprilistól lehetővé tette, hogy maga az adatszolgáltatáshoz használt formátum, az xml egyből számlának tekinthető legyen, vagyis elektronikus számlaként hitelesíti. Ez azt jelenti, hogy amennyiben az xml ugyanazokat az információkat tartalmazza, mint a számla, és a kiállító teljes jogi felelősséggel vállalja, hogy ennek a számlának nincs több információtartalma, akkor a NAV-hoz beküldött xml-ből a NAV hitelesítve ad vissza egy letölthető példányt, ami a maga az e-számla.

Az e-számlával nincs tovább szükség a papír alapú számlázásra, nincs postaköltség, nem szükséges az elektronikus aláírás sem, vagy az emailes számlatovábbítás. 

Befogadói oldalon a számla-feldolgozás automatizálható, a számlák akár kontírozhatóak is az adatszolgáltatás birtokában.

Az új 3.0 NAV online számla adatszolgáltatási séma szerint az xml a kiállító és befogadó által hasznosnak ítélt adatokkal kiegészíthető, ami segíti az automatizált feldolgozást. Azt azonban, hogy melyik cégnél, mely adatok teszik lehetővé az automatizációt, például a megrendelési szám, a szállítólevél szám, vagy a szerződésszám feltüntetése lesz ehhez szükséges, már egyéni szinten kell eldönteni.

Tehát amennyiben az érintett cégek elektronikus számlázásban állapodnak meg, lehetőség van arra, hogy az adóhatóság felé továbbítandó xml-t tekintsék számlának. Így a kibocsátott számla és az adatszolgáltatás nem különül el egymástól, ebben a folyamatban lehet megoldani minden, a számlához kapcsolódó kérdést mindkét fél oldalán.

Arra azonban érdemes figyelni, hogy ez esetben nemcsak az áfa-törvény szerinti kötelező adattartalmat kell szerepeltetni, hanem a számla teljes adattartalmát, és az online számla adatszolgáltatásban a számla kibocsátónak jeleznie kell azt is, hogy részéről elektronikus számla kerül továbbításra. Azt, hogy az e-számla hogyan jut el a számlabefogadóhoz, az érintetteknek kell tisztázniuk egymás között.

A xml alapú e-számla azonban három esetben nem alkalmazható:

• A magánszemélyek felé kibocsátott elektronikus számlák esetében. Az adatszolgáltatásban a magánszemély neve és címe ugyanis nem adható meg, azonban a számlának kötelező eleme, így a magánszemélyek felé számlázók nem tudnak élni a NAV e-számla lehetőséggel.
• Amennyiben az adatszolgáltatás mérete meghaladja a 10 MB-ot.  
• Módosító számla esetében, ha az eredeti számla nem elektronikus xml számla volt.

Bár a törvény szerint nem kötelező az írásbeli megállapodás az elektronikus számlázásról a NAV e-számla xml használata esetén – a szóbeli megállapodás vagy ráutaló magatartás is elegendő –, azonban ezt mégis érdemes megtenni, és pontosan tisztázni, hogy mikor tekintik az e-számlát befogadottnak, továbbá, hogy járjanak el abban az esetben, ha a NAV rendszere nem elérhető egy adott időpillanatban.

Összeségében az xml alapú e-számlázás egy merőben új lehetőség, ami nagyban hozzájárulhat és segítheti a vállalkozások digitalizációját, ezzel csökkentve adminisztrációs terhüket és költségeiket.

Kutatást készít a Pénzcentrum

Hogy pontos képet kapjunk a kisvállalkozások mindennapjairól, az elmúlt évek nagyszabású átalakításainak rájuk gyakorolt hatásairól, egy félmérés keretében gyűjtünk információt arról, hogyan vették a cégek ezeket az akadályokat, milyen folyamatok indultak el, és milyen megoldások segítenék őket hatékonyabb működéshez, főleg az adminisztratív feladatok automatizálásában, hogy energiájukat az üzletre összpontosíthassák.