Súlyos hiba szedi áldozatait a munkaerőpiacon: te is megütheted a bokád, ha rosszul döntesz

A világjárvány alapjaiban alakította át a munkavégzést: a középtávú jövőben nem tér vissza a 100 százalékos irodai munkavégzésen alapuló modell – állítják a vezető globális szervezetek közreműködői, akik a Capgemini Kutatóintézet kiadványában a COVID következtében megváltozott munkavégzési modell kérdéskörét járták körül.A mostanra már sok hazai munkahelyen alkalmazott hibrid megoldások mindannyiunk számára újak, ám hozzájuk kell szoknunk. A siker szempontjából ugyanis kulcsfontosságú lesz, hogyan osztjuk meg feladatainkat az otthonunk és az iroda között.

Amikor a vállalatok elkezdték megtervezni a pandémiát követő munkamodelleket, az egyik legfontosabb fogalom

a "hibrid", azaz a távmunkát és az irodában töltött napokat ötvöző struktúra volt.

A hibrid modell lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy megőrizzék az otthoni munkavégzésben megtapasztalt rugalmasságot, ugyanakkor továbbra is megmaradjon az a fajta irodai kapcsolat a kollégákkal, amely erősíti a csapatokat és az együttműködést.

A munkavállalók számos országban mostanában kezdenek visszatérni az irodába, és kezdik kipróbálni ezt az újfajta munkavégzési módot. A hibrid minta ismeretlen lesz a munkavállalók és a munkáltatók számára egyaránt,de szakértők szerint rendszer sikerében döntő szerepet játszhat annak a helyes megválasztása, hogy melyik munkafolyamatokat hol végezzék a dolgozók: otthon vagy bent az irodában?

Bár a hibrid felállások munkahelyenként, munkakörönként nagyon eltérőek lehetnek majd, lesznek azért közös vonások bőven. Sokak számára a kezdeti legnagyobb kihívást az jelentheti, hogy kitalálják, miképp tudnak zökkenőmentesen váltani az otthoni és a munkahelyi lét között.

Az általunk gyűjtött legelső adatok arra utalnak, hogy az emberek egyfajta kultúrsokkot élnek át, amikor visszatérnek az irodába

 - mondta a BBC-nek Tsedal Neeley, a Harvard Business School professzora. Éppen ezért azt javasolja, hogy az otthonról történő munkavégzés környezetének egyes elemeit hozzuk létre az irodában, hogy a váltás kevésbé legyen megrázó, beleértve az íróasztal körüli világítást, a kamera, a mikrofon beállításait, sőt még a digitális eszközök, alkalmazások elérhetőségét is. Neeley szerint

az egyes munkakörnyezetek elrendezésének összehangolása nagyobb hatékonyságot eredményez a nap folyamán, és a két tér közötti átmenet is egyszerűbbé válik.

Monoton táblázatok otthon, kreatív meetingek az irodában

Ezután el kell dönteni, hogy melyek azok a munkafolyamatok, amelyek jobban illenek az otthoni környezetbe, és melyek azok, amelyek inkábbaz irodába valók. Az előre tervezés itt kulcsfontosságú, különösen, ha a munkaszervezés következetes, és a dolgozók előre tudják, hogy mely napokon lesznek az irodában.

Az aszinkron feladatokat - amelyeket mások közreműködése nélkül, az elejétől a végéig el lehet végezni, például e-mailekre válaszolni vagy összeállítani egy prezentációt - érdemes otthon végezni, ahol nagy tömbökben, megszakítás nélkül áll rendelkezésre az idő. A koncentrált írást, adatbevitelt vagy a különböző időzónákban lévő kollégák közötti e-mailes kommunikációt igénylő projektek mind hatékonyan elvégezhetők otthonról. Ezen kívúl még bizonyos típusú megbeszélések is alkalmasak lehetnek az otthoni napokra, ideális esetben olyanok, amelyek zárt végűek, és amelyek egy kérdéssel foglalkoznak anélkül, hogy hosszas utómunkára lenne szükség, például rövid megbeszélések a vezetők vagy kollégák egy kis csoportjával a következő heti napirendről.

A szinkron feladatokat viszont az irodai napokra kell tartogatni. Ezek olyan feladatok, amelyek együttműködést, beszélgetést, brainstormingot vagy csoportos kreativitást igényelnek, sok egymástól függő résszel - mondja Paul Tesluk, a New York-i Buffalo Egyetem Menedzsment Iskolájának dékánja és szervezeti pszichológia professzora.

Szerinte a dolgozók ugyanolyan kreatívak lehetnek távmunkában, mint személyesen, de a kollégákkal videón keresztül történő kapcsolatfelvétel kimerítőbb. A videotechnológia használata során az emberek lassabban dolgozzák fel a nem verbális jeleket, ami szorongáshoz és fáradtsághoz vezethet, és ezakadályozhatja a gyümölcsöző együttműködést.

Természetesen a munkavállalóknak különböző preferenciáik és kedvelt munkastílusaik vannak. Vannak, akik úgy érzik, hogy csendben és elszigetelten dolgoznak a legjobban, míg mások a nyüzsgő irodai környezetben érzik jól magukat. Ez azt jelenti, hogy minden munkavállalónak saját mintát kell kialakítania, és a feladatokat az irodai vagy otthoni napokhoz kell rendelnie a számára legmegfelelőbb módon.

A siker valódi titka

A hibrid sikerre vitel azonban nem csak a feladatok kiválasztásán múlik; a kollégákkal való kapcsolatok kialakítása és fenntartása is fontos. A munkavállalóknak - legalábbis a kezdeti időszakban - prioritásként kell kezelniük a kollégákkal való hivatalos és informális időtöltést, hogy helyreállítsák a szociális ismeretség alapszintjét. Ez segít megerősíteni a fontos személyes kapcsolatokat - azt a fajta bizalmat, amely

a magas színvonalú munkakapcsolatokból fakad, és amelyet távmunkában nehezebb volt kiépíteni és fejleszteni

 - mondja Tesluk.Az irodában dolgozó emberekkel való kapcsolatfelvétel - akár egy kávé, akár egy ebéd, akár egy munkahelyen keresztül - viszont a virtuális napokon is simábbá teheti a munkakapcsolatokat. Ha a csapata úgy tervezi, hogy minden hétfőn az irodában lesz, feltétlenül csatlakozz hozzájuk. Ez különösen igaz a fiatalabb alkalmazottakra vagy a Covid-19 során felvett új munkatársakra, akik eddig kevés időt töltöttek együtt a kollégákkal az irodában.