Pénzcentrum • 2012. április 12. 16:52
Súlyos bírságokra számíthatnak idén azok a vállalkozások, amelyek nem teljesítik a működésük során keletkező dokumentumok hiánytalan megőrzésére vonatkozó kötelezettségeiket. Az iratok rendszerezése és gyors visszakereshetősége a cégek saját érdeke, sok hazai vállalkozás mégsem veszi kellően komolyan az ezzel kapcsolatos feladatait.
Akár 1 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal is lehet sújtani január 1-től azokat a vállalkozásokat, amelyek nem őrzik meg hiánytalanul a működésük során keletkező iratokat. Az iratmegőrzési kötelezettségek közül kiemelkedik a nyomdai úton előállított bizonylatok megőrzésének kötelezettsége, melynek elmulasztása esetén a szankció mértéke hiányzó számlánként, nyugtánként 500 ezer forintig is terjedhet - hívja fel a figyelmet Sándor Zsolt, a Deloitte CRS Kft. igazgatója.
Az ellenőrzések során az adóhatóság a vállalkozásnál fellelhető bizonylatok és dokumentumok megfelelő, rendezett állapotban történő átadását várja el, akár több évre visszamenőleg keletkezett dokumentumok esetén is. Az ellenőrzések időtartamának elhúzódása, illetve az esetleges hiánypótlások elkerülése érdekében fontos a vállalatok számára az ügyletek során keletkező iratok, dokumentumok hiánytalan megőrzése, valamint azok gyors visszakereshetőségének biztosítása.
Mindezek ismeretében az eddigieknél is nagyobb figyelmet kell fordítaniuk a vállalkozásoknak a dokumentumok kezelésére, az iratok megőrzésére. A kockázatok csökkentésének egyik alternatívája lehet a digitális dokumentumkezelés. A papíralapú dokumentumok digitalizálása és ezt követő feldolgozása révén mind az alapdokumentumok, mind pedig a számviteli, adó- és bérszámfejtési nyilvántartások könnyen - az interneten keresztül gyakorlatilag bárhonnan - hozzáférhetőek maradnak, elvesztésük, elkeveredésük, megsemmisülésük szinte kizárható. A számviteli-, illetve az adószabályok pedig meghatározott feltételek - fokozott biztonságú elektronikus aláírás és időbélyegző - megléte esetén a papír alapú bizonylatokkal egyenértékűnek fogadják el az elektronikusan előállított, illetve papírból digitalizált dokumentumokat - hangsúlyozza Sándor Zsolt.
Mindennek az lehet az eredménye, hogy a vállalkozás minimálisra csökkentheti az iratkezeléssel kapcsolatos hibalehetőségek számát, és a bírságolás kockázatát. Ezen felül mintegy ráadásként jelentkeznek további előnyök, hiszen a digitális dokumentumkezeléssel a cég növelheti működésének hatékonyságát is, a papír dokumentumok kezelésére vonatkozó tevékenységekre fordított jelentős erőforrások, illetve idő megtakarításával.