Pénzcentrum • 2024. július 5. 13:30
Alig fél éve maradt a hazai vállalkozásoknak arra, hogy felkészüljenek egy 2025. január 1-jén életbe lépő és komoly adminisztrációs változásokat hozó jogszabályváltozásra. Szektorspecifikus rendeletek alapján jövő év elejétől a kereskedők és a hálózati engedélyesek a vállalkozások villamosenergia- és földgázszámláit már csak elektronikus formában bocsáthatják ki, megszűnik a korábbi papír alapú számla lehetősége. Ez azt is jelenti, hogy január elsejétől minden vállalkozásnak, aki villamos energiát vagy földgázt vesz, elektronikus számlát kell befogadnia. A jelenleg elfogadás előtt álló EU-s elképzelésekkel szemben, az érintett energetikai szereplők esetében, az ágazati jogszabályok alapján egyelőre még nem lesz kötelező, hogy az alkalmazott elektronikus számla formátuma az automatikus adatkinyerést is lehetővé tegye, így például az e-mailen küldött PDF formátumú elektronikus számla is teljesíti a jelenlegi hazai előírásokat. Ez a változás azonban azt is jelenti majd, hogy a számlák tárolását többé nem lehet a polcon lefűzve megoldani, elkerülhetetlen a digitális adattárolás. Ahhoz, hogy az átállás könnyebb legyen, az Audax Renewables energiakereskedő vállalat személyre szabott online ügyfélfiókot hozott létre, ahol a vállalatok áttekinthetik a számlázásukat, és egyéb ügyintézés mellett azt is ellenőrizhetik, hogy van-e például tartozásuk.
2025. január 1-től drasztikus változásra számíthatnak a hazai vállalkozások: a villamosenergia- és földgázszámláikat ezután csak elektronikusan fogadhatják majd be. Öröm az ürömben, hogy az Európai Bizottság elektronikus számlázással kapcsolatos általános javaslatcsomagja ugyan a közeljövőben előirányozott egy olyan módosítást, amely értelmében az elektronikus számláknak sztenderdizált, strukturált adatformátumuk révén a gépi feldolgozhatóságot is támogatniuk kell, ez a módosítási javaslat a hazai szabályozásban azonban eddig nem hagyott nyomot. Az energetikai kereskedők és az áram- vagy gázfelhasználó vállalkozások viszonylatában ugyanakkor valamivel több mint fél év múlva örökre eltűnnek a papír alapú energiaszámlák.
A magyar KKV-k az EU rangsor végén
Bár első pillantásra a számlázóprogramok és PDF számlák világában az új kötelezettség nem tűnik nagy lépésnek, a részleteket megismerve azonban már sokkal inkább kihívásnak tekinthető. Az Európai Bizottság legutóbbi digitális gazdaság és társadalom fejlettségét mérő mutatója (DESI) szerint a hazai KKV-k harmada rendelkezik csupán alapszintű digitális ismeretekkel, amely jelentősen elmarad az EU 55 százalékos eredményétől, és összességében 27 tagállam cégei közül a 25. helyezést érték el. Nem is csoda, hogy a hazai KKV-k 85 százaléka eddig a papíralapú energiaszámlákat választotta, és csupán 13 százaléka használ elektronikus számlákat.
Komoly feladatok várnak tehát Magyarországra, amelynek deklarált célja, hogy különböző szabályozásokkal és szakpolitikákkal 2030-ra a vállalatok digitalizációs fejlettsége meghaladja az uniós átlagot, és az ország vállalkozásai az EU TOP10 országai közé kerüljenek. A cél eléréséhez számtalan eszköz áll rendelkezésére. Ezek közé tartozik a 2025. január 1-től életbe lépő két ágazati jogszabály, amely arra kötelezi a villamosenergia- és földgázkereskedőket és hálózati engedélyeseket, hogy számláikat elektronikus formában bocsássák ki nem lakossági ügyfeleik számára, a vállalatokat, vállalkozásokat pedig arra, hogy csak elektronikus formátumú energiaszámlákat fogadjanak be.
Ez a vállalkozások működésén belül egyfajta láncreakciót indíthat el, és a digitalizáció katalizátora is lehet, hiszen a banki tranzakciókra, dokumentumkezelésre/dokumentummegőrzésre és a könyvelésre is közvetlen hatást gyakorol.
A papírnak befellegzett
A kötelezettség egyelőre Magyarországon csak a vállalati ügyfelek energiaszámláira vonatkozik, más típusú számlák esetében továbbra is kérhető papír alapú formátum, de az EU-s javaslatcsomagnak megfelelően később a számlák szélesebb köre is a szabályozás hatálya alá kerülhet
És hogy mi várható a jövőben? Az EU – jelenleg még nem elfogadott – elképzelése szerint az elektronikus számla új formátuma idővel olyan adatstruktúrát, kódolást kellene, hogy kapjon, amely lehetővé teszi, hogy bizonyos dokumentumkezelő-, számlázó- vagy könyvelőszoftverek automatikusan kinyerjék a számla tartalmát.
Ez igazán nagy kihívást okoz majd a vállalkozásoknak, hiszen a jelenleg sok esetben használt PDF elektronikus számla nem felel majd meg az új feltételeknek.
Ennek megfelelően akár az is lehetővé válik, hogy a megfelelő gépi feldolgozás után egy automatikus utalással kiegyenlítse a vevő a számlán szereplő összeget, és a számlát a megfelelő szoftver az adott típusú számlákhoz rendelje a dokumentumtárban, a tranzakció igazolása pedig szintén automatikusan a könyvelésbe kerüljön.
Átállás egyik napról a másikra
Jelenlegi tudásunk szerint a vállalatok nem kapnak türelmi időt az átállásra, nem futhat párhuzamosan a papír alapú és elektronikus számlázás. Ugyanakkor van idő felkészülni, és mivel az energiaszolgáltatónak elemi érdeke, hogy a fogyasztó megkapja és persze ki is egyenlítse a számlát, számítani lehet a segítségükre a folyamat során.
NULLA FORINTOS SZÁMLAVEZETÉS? LEHETSÉGES! MEGÉRI VÁLTANI!
Nem csak jól hangzó reklámszöveg ma már az ingyenes számlavezetés. A Pénzcentrum számlacsomag kalkulátorában ugyanis több olyan konstrukciót is találhatunk, amelyek esetében az alapdíj, és a fontosabb szolgáltatások is ingyenesek lehetnek. Nemrég három pénzintézet is komoly akciókat hirdetett, így jelenleg a CIB Bank, a Raiffeisen Bank, valamint az UniCredit Bank konstrukcióival is tízezreket spórolhatnak az ügyfelek. Nézz szét a friss számlacsomagok között, és válts pénzintézetet percek alatt az otthonodból. (x)
Az Audax a rendelkezésre álló időben például fel fogja keresni minden ügyfelét adategyeztetésre, és igény esetén oktatást is tart az új rendszer elsajátítására.
„Fontos kiemelni, hogy a fizetési kötelezettség nem szűnik meg akkor sem, ha az elektronikus számlát a vállalat – nem igazolhatóan – nem kapja meg vagy nem veszi észre, ezért különösen fontos, hogy olyan kapcsolattartási felületeket találjunk, amelyek lehetővé teszik a gördülékeny ügyintézést. Ennek érdekében az Audax egy saját fejlesztéssel is igyekszik az ügyfelei számára egyszerűbbé tenni az átállást” – mondta Fejes Tibor, az Audax Renewables ügyvezető igazgatója.
Az energiaszolgáltató olyan ügyfélfiókot hozott létre, ahová regisztrálva a vállalat láthatja a számlaelőzményeket és az esetleges díjtartozását. Az ügyfeleknek ügyfélfiókjukban egyéb számlázással kapcsolatos elektronikus ügyintézésre is lehetőségük van, illetve egy újabb kommunikációs csatorna is nyílik számukra az Audax felé. Ez a fejlesztés lehetővé teszi, hogy a vállalatok mindig pontosan lássák a számláik státuszát, és egyfajta biztonsági megoldásként is értelmezhető, hiszen, ha valamilyen okból elkeveredne az e-mail fiókban az elektronikus számla, akkor is van olyan platform, ahol nyomon követhető a számlázás folyamata.
Pénzügyesek, könyvelők, figyelem!
A hazai vállalatok döntő része eddig papír alapon kapta a villamosenergia- és földgázszámláit. A számlákat hagyományosan a pénzügyes kollégák kiegyenlítették, a könyvelő pedig lefűzte egy dossziéba, így az éves záráskor, adóhatósági ellenőrzéskor könnyen rendelkezésre állt.
Ez azonban meg fog változni, hiszen az elektronikus számlákat elektronikus formában kell tárolni és átadni az adóhatóság részére egy esetleges ellenőrzés során.
A tárolásnak több formája is lehetséges a hatályos szabályozás alapján: például zárt rendszerben való tárolás, bizalmi szolgáltatóknál való tárolás vagy az archiválási követelményeket teljesítő saját rendszerben való tárolás. Sokszor felmerül az a piaci gyakorlat, amely szerint a legegyszerűbb és egyben a legalacsonyabb védelmet és biztonságot jelentő megoldás egy számítógépen vagy a szerveren tárolni az elektronikus számlákat. Ez azonban nem feltétlenül elégíti ki az elektronikus archiválásra vonatkozó szigorú jogszabályi előírásokat, a hardware sérülése esetén például a számlák megsemmisülhetnek, ami egy NAV vizsgálat esetén is nagyon kellemetlen helyzetet teremthet.