Énekes Gábor • 2023. március 30. 19:00
A minket körülvevő digitális eszközök és az állandó információáradat miatt manapság extrém mértékű inger éri az embereket, nem csak a magánélet, de a munka során is. A multitasking, a néhány percenként ellenőrzött telefonok és e-mailek, illetve az állandó kommunikációs igény eddig soha nem látott módon nehezítik meg a munkavégzést. Összegyűjtöttünk néhány tippet, hogyan egyensúlyozzuk ki ezeknek a negatív hatásait.
Egy átlagos munkavállalót naponta körülbelül 56 alkalommal szakítanak meg a munkájában, és ennek hatására összesen napi 2 órát kell azzal töltenie, hogy a figyelme helyreálljon ezektől a zavaró tényezőktől - derült ki egy, az Egyesült Államokban készült friss kutatásból.
A közösségi média, a csacsogó kollégák vagy a nem megfelelő munkakörnyezet mellett természetesen egyéni okok (fáradtság, motiválatlanság) is állhatnak amögött, ha valaki nem képes koncentrálni. Akármi is legyen a kiváltó ok, a végeredmény komolyan befolyásolhatja a mentális állapotunkat, hiszen zaklatottabbak és túlterheltebbek leszünk, ráadásul a munkahelyi termelékenységünk is csökken, ami tovább erősíti az elégedetlenség érzését.
Számomra a fókusz fenntartása leginkább a zavaró tényezők és a koncentráció megszakítására ösztönző behatások csökkentéséről szól. Ez az állandó jelenlét átka, vagyis amikor úgy érezzük, hogy muszáj minden e-mailre, sms-re, meeting felkérésre abban a szent pillanatban reagálnunk, amikor megérkezik. Mindez azt eredményezi, hogy a nap során folyamatosan millió különböző irányba terelik a figyelmünket
– foglalta össze Ashley Janssen, egy termelékenységgel foglalkozó cég tanácsadója.
A szakember szerint ezzel éppen az úgynevezett „deep work” (magyarul leginkább elmélyült munkaként lehetne fordítani) állapotot nem tudjuk elérni, vagyis a figyelemeltereléstől mentes koncentráció azon állapotát, amikor az agy a maximális potenciálon dolgozik. Az emberi elme eleve hajlamos elkalandozni az olyan munkafeladatokról, amelyek nem túl érdekesek, vagy amelyek véget nem érőnek tűnnek és egy ilyen megszakítás után különösen nehéz visszarázódni a munkafolyamatba.
A szakértők szerint azonban számos olyan módszer áll rendelkezésünkre, melyek együttes használatával jelentősen javíthatjuk a koncentrációs képességünket és hatékonyabban összpontosíthatunk a tényleg fontos feladatokra. Lássunk most ezek közül néhányat:
Alakíts ki egy munkát megelőző rituálét
Janssen szerint, annak érdekében, hogy a „deep work” állapotot elérje az ember, érdemes lehet létrehozni egy ennek megalapozó rituálét, amely megnyugtatja és felkészíti az elmét és a testet az összpontosításra. Természetesen nem az első pillanatban jön a változás, de ha sikerül rendszeressé tenni ezt a módszert, akkor idővel sokkal gyorsabban és könnyebben el tudunk mélyülni a munkában.
A szakember elmondása szerint a „deep work” rituálé létrehozásához (home office esetében) először ki kell választani egy olyan helyiséget, ahol az ember a leghatékonyabban tud koncentrálni. Ezután érdemes számba venni, hogy vannak-e olyan tárgyak az általunk választott szobában, amelyek a sikeres munkavégzésben segíthetnek - például zajszűrő fejhallgató, meleg pulóver, kávé és víz. Ezután ideje eltávolítani (és lehalkítani) a potenciálisan zavaró tényezőket a munkaterületről, mint a telefont és egyéb okoseszközöket, a TV távirányítóját, illetve azok a tárgyakat, amelyekről tapasztalatból tudjuk, hogy megnehezítik a fókuszálást.
Ha az ember rendszeresen előkészíti és megfelelően kialakítja a munkakörnyezetét, akkor egy idő után a pozitív változásokat látva ösztönszerűen követni fogja ezt a módszert és könnyebben éri el a hőn áhított „flow-élményt” a munkája során is.
Állíts fel határokat a munkatársakkal szemben
CJ Bathgate, a National Jewish Health klinikai pszichológusa szerint a munkatársak (vagy ha otthonról dolgozik az ember, akkor a családtagok/lakótársak) felé történő világos kommunikáció és a határok minél korábbi kijelölése kulcsfontosságú, hogy harmonikus viszonyt ápoljunk a környezetünkkel és jobban tudjunk koncentrálni a valóban fontos dolgokra.
Az emberek hajlamosak néha figyelmen kívül hagyni, hogy másoknak időre el kell végezni egy feladatot és hosszas, vagy csak rosszul időzített csevelyt kezdeményeznek. Ha valaki ezt nem veszi észre, akkor csak akkor fogja befejezni, ha mi magunk jelezzük felé, hogy zavar minket. Legközelebb, ha ezt tapasztalnánk, finoman tudassuk az illetővel, hogy éppen egy fontos dolog közepén vagyunk
- mondta el a szakember, aki szerint az ilyen esetekben a hosszabb távú megoldás az, ha (ismerve a saját menetrendünket) kijelölünk úgynevezett „csendes idősávokat”. Vagyis meghatározzuk, hogy minden nap bizonyos idősávokban csak a munkának szenteljük az időt és ilyenkor – ha csak feltétlenül nem szükséges – mellőzzük a mássokkal való beszélgetést. Hasonló módon a munkaközi pihenő és/vagy meditációs időt is kijelölhetjük és arról is egyeztethetünk a kollégákkal, hogy ilyenkor mik azok az alkalmazások és eszközök, melyeken nem leszünk elérhetőek.
Ha megzavarnak, írd le, mit csináltál utoljára
Nem ritka az sem, ha egy már megkezdett munkafolyamatba egy hirtelen jött meeting vagy egy nagyobb prioritást élvező feladat szól bele. Sokszor pedig akár csak órákkal vagy akár napokkal később tudunk visszatérni az eredeti feladatunkhoz. Ilyenkor érdemes minden alkalommal lejegyezni, hogy éppen min dolgoztunk, meddig jutottunk és pontosan melyik dokumentumokat használtuk a munkavégzéshez. Így még, ha napokkal később is térünk vissza a teendőnkhöz, az előkészített jegyzeteink alapján gyorsabban tudjuk felvenni a fonalat és nem kell a tengernyi mappa és dokumentum között kétségbeesett módon keresgélnünk.
Próbáld ki a Pomodoro technikát
Számos szakember esküszik a Pomodoro technikára, amely 2006-os megjelenése óta jelentős népszerűségnek örvend. Ez az időgazdálkodási módszer néhány nagyon egyszerű lépésből áll és jelentős segítséget nyújthat a „muszáj” feladatok elvégzésénél is.
Bathgate szerint a Pomodoro technika követéséhez írjuk le a feladatainkat, majd állítsunk be egy időzítőt 20 vagy 25 percre. Ezután koncentráljunk egyetlen feladatra a kijelölt időkereten belül, és csak akkor tartsunk szünetet, amikor az időzítő lejár. Ezután négy egymást követő munkaintervallum után megjutalmazhatjuk magunkat egy 15-30 perces szünettel is.
Bathgate ezt a módszert az intervall edzéshez hasonlította, ahol tervszerűen változó szakaszokra bontják az edzést, terhelési és pihenőidőkre, vagyis terhelési és pihenőidőkre. A Pomodoro rövidre szabdalt munkafolyamataival fókuszált munkára ösztönöz, miközben a szünetek miatt a nagyobb feladatok is kevésbé tűnnek ijesztőnek, mintha egyben akarnánk letudni őket.
Ne felejtsd el a folyadékbevitelt
A víz és a kognitív teljesítmény közötti kapcsolat évek óta kutatások központi tárgyát képezi. A Kelet-Londoni Egyetem és a Westminster Egyetem nemrégiben végzett tanulmánya szerint mindössze 300 ml víz bevitele akár 25%-kal is növelheti a figyelmet.
NULLA FORINTOS SZÁMLAVEZETÉS? LEHETSÉGES! MEGÉRI VÁLTANI!
Nem csak jól hangzó reklámszöveg ma már az ingyenes számlavezetés. A Pénzcentrum számlacsomag kalkulátorában ugyanis több olyan konstrukciót is találhatunk, amelyek esetében az alapdíj, és a fontosabb szolgáltatások is ingyenesek lehetnek. Nemrég három pénzintézet is komoly akciókat hirdetett, így jelenleg a CIB Bank, a Raiffeisen Bank, valamint az UniCredit Bank konstrukcióival is tízezreket spórolhatnak az ügyfelek. Nézz szét a friss számlacsomagok között, és válts pénzintézetet percek alatt az otthonodból. (x)
A víz hozzásegít minket, hogy energikusabbak legyünk, azáltal, hogy segít megelőzni a kiszáradással járó tüneteket, például a fáradtságot. A dehidratáció során ugyanis a szervezetünk spórol az energiával, így kevésbé tudunk koncentrálni a munkára, nehéznek és álmosnak érezzük magunkat. Egy pohár víz önmagában még nem ad energialöketet, mint mondjuk a koffeint tartalmazó italok. Azonban az elektrolitoldattal ellátott víz bevitele segít visszaállítani az energiánkat a normális szintre.
„A folyamatos folyadékbevitelnek egy másik pozitívuma is van, mégpedig, hogy többet kell mosdóba járnunk, ezzel is arra kényszerítve az embert, hogy időnként felkeljen a számítógéptől" - mondta Bathgate, majd hozzátette: "A beiktatott rövid szünetek és mozgás ugyanolyan fontos, mint az alapos munkavégzés."
Ne felejtsd el időnként pihentetni az agyad és a szemed
Ha már a képernyőtől való elszakadásnál tartunk, fontos kiemelni a megfelelően beiktatott szünetek hasznosságát. Ez nem csak a munkánk, de saját lelki-testi épségünk megőrzése szempontjából is kiemelt fontosságú. Bizonyos időközönként hagyjuk ott a számítógépet, mozgassuk át a testünket és sétáljunk egy egy pohár vízért.
Bármit csinálhatsz, amivel átmozgatod a tested, csak ne kezdj el bámulni egy másik képernyőt, és ne görgesd a telefonod, hanem adj lehetőséget az agyadnak arra, hogy egy rövid szünetet tartson"
- mondta Jansse, majd hozzátette, az agynak szüksége van időre, hogy pihenjen a nap folyamán, a közösségi média és a hírek pedig csak arra kényszerítik, hogy még több információt dolgozzon fel, ennek hatására pedig a szünetünk sem lesz hatékony. "A legjobb, ha ki tudsz menni a természetbe vagy friss levegőt szívni, de, ha erre nincs lehetőség, akkor csak nyiss egy ablakot, hogy kicsit átszellőzzön a helyiség" - folytatta Janssen.
Szerinte minimum 15 (ideális esetben 30 percesnek) szüneteket kéne tartani, mivel nagyjából ennyi időre van szüksége az agynak, hogy „kitisztuljon” a képernyő érte behatásoktól. Ez egy egészen másfajta megközelítés, mint a Pomodoro technika, kevesebben is tudnak élni vele, hiszen a munkakörülmények ezt nem igazán teszik lehetővé, éppen ezért érdemes lehet a két technikát akár ötvözni is egymással.
Próbálj ki egy légzéstechnikát
A tudatos légzés az egyik legjobb módszer arra, hogy optimalizáljuk a fókuszáló képességégünket. A belégzéssel növeljük a levegő áramlását a testünkbe. Amikor tehát a koncentrációhoz használjuk a légzést, több oxigént engedünk a véráramba. Erre a növekedésre válaszul az agyban lévő szimpatikus idegrendszer - amely a szorongás érzését váltja ki - csendesebbé válik. A mély, lassú lélegzetvétel munka vagy stresszes helyzet kezelése közben növeli a termelékenységet.
Cecille Ahrens, pszichoterapeuta szerint a légzésünk olyasvalami, amihez mindig hozzáférhetünk, és segítségével szabályozhatjuk az idegrendszerünkben zajló folyamatokat, ezáltal a fókuszunkat is kedvünk szerint irányíthatjuk.
Számos légzési technika létezik, ezeknek érdemes utánanézni és a nekünk megfelelőt választani. "Már azonban az egyszerű három másodperces be és öt másodperces kilégzés is segíthet. Mindössze kihúzott háttal kell ülnünk, pár percig végezni ezt a folyamatot és megismételnünk addig, amíg úgy nem érezzük, sikerült valamelyest helyreállítanunk a nyugalmunkat vagy a koncentrációnkat" - jegyezte meg Ahrens. Tehát, ha legközelebb úgy érzed, hogy az elméd elkalandozik, próbáld meg visszanyerni a fókuszt egy rövid, ütemezett légzéssel.
Monitorozd, hogy mi jár a fejedben
Ahrens szerint az is fontos, hogy tisztában legyünk azokkal a belső hangokkal, amelyeket különböző történések hatására mond magának az ember. Az, hogy hogyan beszélsz magadhoz, miként szűröd le a külvilág eseményeit, alapvetően befolyásolhatja azt is, hogy mennyire tudsz haladni a munkáddal. A negatív gondolatok hatására aggodalomspirálba kerülhet az ember, ami hosszuú távon a koncentrációban és a sikeres munkavégzésben is megakadályozhatja – jegyezte meg a szakértő, majd hozzátette:
Ha azon kapod magad, hogy olyanokat mondogatsz magadnak: »ezt sosem fogom befejezni«, próbáld meg tudatosan más gondolatokkal túlkiabálni ezt az érzést és pozitív megközelítéssel állni a kihíváshoz. A fenti helyett mondhatod azt is, hogy »megteszek minden tőlem telhetőt, napról napra«.
Más szóval, szükséges felmérni, hogy mit mondogat magának az ember, és megvizsgálni, hogy vajon igaz vagy hamis az állítás. Ha az utóbbi, mielőbb újfajta megközelítést kell eszközölnünk, mert a negatív gondolatok idővel egyre erősebbé válnak, rosszabb esetben pedig teljesen átvehetik az irányítást a munkahelyen tanúsított gondolkodásunk során. Ha ez megtörténik, nagyobb valószínűséggel tér el az ember a teendőidtől listájától, és feleslegesen pazarol energiát arra, hogy a valóságosnál nagyobbnak tűnő akadályok miatt aggódjon.
Figyelj az egészségedre
A fentiek mellett még számos módszer létezik, de az látható, hogy számos megoldási kísérlet a saját testi és mentális egészségünk megőrzésére is irányult. Janssen szerint a digitális eszközök és az információáradat miatti negatív hatás csökketnhető ugyan, de csak akkor, ha az ember testileg-lelkileg is minél kiegyensúlyozottabb. Ha nem alszunk eleget, túl sokat dolgozunk vagy nem figyelünk oda az étkezésre, akkor a légzéstechnika és a Pomodoro technika sem fog segíteni. A minél teljesebb koncentrációhoz mindenekelőtt vigyáznunk kell a testünkre és az elménre. Ha az ember fáradt és leterhelt, az agya ködös lesz, és nehezebb lesz elvégeznie a munkáját – mondta Janssen, majd hozzátette:
Fontos az öngondoskodás, ezért ügyelnünk kell arra, hogy vigyázzunk magunkra, ezáltal a munka területén is sokkal jobban fogunk teljesíteni.